添乗員のお仕事③「精算業務１」

皆様こんにちは！
今回は添乗員のお仕事、精算業務についてご紹介します。

「精算業務」とは、簡単に言うと携行した添乗金の残高がちゃんと合っているかを確認し、エージェントに提出する業務です。
もちろん、1円たりとも間違えずに返さなければいけません。

最近は大金を持っていくツアーはずいぶん少なくなり、クーポンや後払いなども多くなりましたが、その受け渡しの証明書をもらって提出したり、
当日のお客様人数が変更になった場合はクーポン金額が変更になるので返金を受け取ったり、オプション料金を当日お客様から受け取ったり、
携行する金額は少なくなっても、お金に関する様々な業務が添乗員にはあります。

お金に関する業務は、”信頼”にも関わります。
ツアー中にいかに気を使って取り扱うかも大切になってきます。

精算をスムーズに行うために大事なのが

①添乗用のお財布を準備する

自分のお財布と添乗用のお財布は必ず分けます。
支払い業務があるときは、お客様をお待たせしないよう急いでいてバタバタしていることが多いです。
そのため、個人のお金と混ざってしまうと、問題があった際に原因を突き止められなくなる可能性が高くなります。
お財布を分けることは必須です！

②領収書や証明書の紛失を防ぐ

実は多い、大事な領収書や証明書の紛失。
大量の書類の間に挟まっていた、スーツのポケットに入れたままだった。
そんなことを防ぐためにも、添乗用のお財布に受け取ったものは必ずしまう癖をつけなければいけません。

私は少し大きめのお財布を使用し、大事なものは必ずお財布にしまいます。
ちなみに、お財布の中は仕切りがあり、使用前のクーポンなども支払い順にわかりやすく収納してあります。
そして、宿泊ツアー時は毎晩お財布の中身を確認し、領収書と残金に間違いがないか、無くなっているものはないかをチェックをします。
毎日確認することで、間違いがあっても早めに気付き対応することが可能です。

このように、ツアー中に如何に気を使っているかで、帰ってからの精算業務のスムーズさが変わってきます。

お客様対応が完璧でも、お金の扱いが雑だと社会人として信用されません。
精算がしっかりできてこそ、プロの添乗員と言えるでしょう。

さて、今回は精算業務のお金についてお話しました。
次回はお金以外の精算に必要な業務をお話ししていきます！